Wer schreibt, der bleibt…

wie schreiben beim Projektmanagement hilft

Mit dieser Überschrift gewinnt hoffentlich niemand den Erkenntnispreis 2017, aber trotzdem ein kurzer Beitrag zu den Erlebnissen der letzten Zeit.

Das Projektgeschäft eines Kunden wächst von Monat zu Monat. Ein Trend, der durch starke Umsatzzahlen unterlegt ist. Die Mannschaft bleibt ziemlich gleich, kein Wunder, dass der Stress höher wird. Vieles, was früher einfach von der Hand ging und unter Kontrolle war, ist plötzlich ein Thema:

  • Liefertermine
  • Abstimmung mit Generalunternehmern
  • Abstimmung mit anderen Sublieferanten
  • Abrechnung der fertigen Projekte
  • etc.

Früher, als im Schnitt nicht mehr als zwei, vielleicht übergangsweise einmal drei Projekte gleichzeitig liefen, war das kein Problem. Da führte man da noch schnell ein Telefonat und hat dort noch etwas ausgemacht. Doch bei 10–12 Projekten gleichzeitig verliert man leicht den Überblick, und das alles steigt einem über den Kopf.

Der Vorschlag, dieses Problem mittels Projektmanagement-Werkzeugen anzugehen, wurde ausgesprochen wohlwollend aufgenommen. Der Grund war einfach: Ganz früher, zu Beginn, vor 5 Jahren, war eh alles schön schriftlich gewesen. Mit ein wenig Suchen konnte sogar ein altes Dokument ausgegraben werden, das allen Anforderungen entsprach.
Und warum ich diesen Artikel schreibe, ist das Folgende:

Die Rückmeldungen der anderen Lieferanten und der Auftraggeber waren so positiv, wie sich das überhaupt niemand erträumt hätte. Ein Projektleiter des Generalunternehmers schickt freiwillig fehlende Informationen, die er dem zugesandten Dokument entnommen hat. Ein Vertriebspartner schickt von sich aus die Auskunft, dass er einen anderen Geschäftspartner nicht entsprechend „antreiben“ konnte, sodass die geltende Deadline damit hinfällig ist. Ein anderer Sublieferant fragt gleich die Dokumentation für sich an, „weil er gehört hat, dass diese vorhanden ist“.

Und das alles in den ersten zwei Wochen einer neuen, schriftlichen Dokumentation mit allen Auftraggebern und Co-Lieferanten. Sollte selbstverständlich sein, aber manchmal muss man sich zurückbesinnen – auf alte und gute Gewohnheiten.

 

photo credit: Johnny Grim Always the Caretaker via photopin (license)