Wer abschaltet, hat mehr vom Leben

Abschalten mit System, gelernt bei der Unternehmensberatung

Heute schreibe ich über ein Abschalt-Ritual des Autors von „Deep Work“. Cal Newport beschreibt darin, wie ein Arbeitstag so erfolgreich abgeschlossen werden kann, dass die Freizeit nicht unter Stress leidet. Schauen wir uns das im Detail an:

Der Hauptteil des Buches behandelt die Frage, wie man zu einer Arbeitsweise zurückfindet, die äußerst fokussiert und produktiv ist. Eigentlich relativ kurze Phasen des intensiven Schaffens werden mit Erholung und elegantem „Nichtstun“ abgewechselt: kein Mobiltelefon, keine Social Media (eigenes Kapitel) und natürlich kein schnelles E-Mail-Überprüfen. Und nun ist er fast vorbei, der Tag.

Unabhängig davon, ob der typische Arbeitstag bereits um 13 Uhr vorbei ist (hohe Produktivität zahlt sich aus) oder lieber erst in den Abendstunden, bis in die Nachtstunden gearbeitet wird, kommt irgendwann der Wechsel in die Freizeit. Und diese zwei Bereiche müssen getrennt werden. Wieder.

Der Spalt

In einer sehr frühen Vorlesung auf der Universität ging es um das Thema Selbstmanagement. Sozusagen: Wie halte ich mich selber auf der Spur? Der gute Mann war für unsere damaligen Verhältnisse etwas flippig unterwegs, und es wäre schön gewesen, wenn ich damals schon mehr für seine Tipps à la „Qigong ist gut!“ bereit gewesen wäre. Er hat ein einfaches Bild vom Gap (also Spalt) zwischen Arbeit und Freizeit gemalt und gezeigt, dass es wichtig ist, ein Ritual zu finden, um diesen Übergang zu bewerkstelligen. Von wem dieses Modell ist, habe ich leider nicht mehr im Kopf, der Weg dorthin war auch nebelig, zumindest in der Erinnerung. Cal Newport beschreibt es konkreter.

Aufmerksamkeit und Konzentration

Beides ist – Überraschung, Überraschung! – endlich. Wer es heute übertreibt, ist morgen müde. Karl Anders Ericsson hat schon 1993 festgehalten, dass Anfänger nur eine Stunde pro Tag hoch konzentriert arbeiten können, sehr Geübte bis zu vier Stunden, aber selten mehr. Das ist vermutlich auch der Grund, warum es so viele Studien gibt, die besagen, dass mit einer 40-Stunden-Woche eine höhere absolute Produktivität am Fließband erreicht wird als mit 60 Stunden pro Woche. Leider gibt es meines Wissens noch nicht so viele Untersuchungen beim modernen Wissensarbeiter, aber bei manuellen Tätigkeiten wird das seit Taylor massiv untersucht.
Bei einem Test in Michigan wurde ein Teil der Probanden für 20 Minuten in einen größeren Park und ein Teil in die geschäftige Innenstadt geschickt, um einen Spaziergang zu machen. Beim anschließenden Konzentrationstest schnitten die Parkbesucher immer um ca. 20 % besser ab. Es scheint, als würden sich die geistigen Batterien wieder aufladen lassen.

Der Endpunkt

Nun erscheint es nachvollziehbar, warum das schnelle E-Mail am Abend oder ein kurzer Blick in die Präsentation für den Chef nach dem Nachtmahl unvorteilhaft sind. Sie stören die Konzentration für den nächsten Tag, und so sinkt die absolute Produktivität. Heute noch einen Millimeter höher, aber morgen dann niedriger. Wer viel schaffen will, sollte lieber früher Schluss machen. Ich glaube, ich bin nicht der Einzige, für den das eine harte Nuss ist.

Das Ritual

Menschen sind Gewohnheitstiere, zumindest die meisten. Es ist oft einfacher, sich ein Ritual anzueignen und dabei zu bleiben. Muss dieses für jeden gleich sein? Nein, bestimmt nicht, aber hier ein Beispiel, wie ein Abschalt-Ritual ausschauen kann:

  1. Den E-Mail-Eingang ein letztes Mal durchschauen, ob noch wichtige Antworten zu senden sind. Wir wollen schließlich erfolgreich sein, und erfolgreiche Menschen bringen Dinge weiter.
  2. Alle offenen Dinge gehören in eine Ablage, nicht die Rundablage, sondern die Aufgabenliste der Wahl. Manche verwenden Google Docs, ich habe lieber die App Wunderlist oder Due. Das können Gedanken sein, oder auf einen Zettel geschmierte Notizen …
  3. Bei dieser Gelegenheit sollten gleich alle anderen Punkte auf der Aufgabenliste durchgesehen werden. Das gibt Vertrauen, dass nichts übersehen wurde.
  4. Die nächsten drei bis vier Tage im Kalender überprüfen (wer will schon von wichtigen Aufgaben überrascht werden!).
  5. Somit sind die professionellen Dinge überprüft und eingeordnet, und es lässt sich ein grober oder auch ein feiner Entwurf des nächsten Tages gestalten.
  6. „Der Computer kann jetzt ausgeschaltet werden“ oder ähnliche Sprüche runden das Ritual ab. Das Gehirn kann sich solche Anker gut einprägen: Jetzt ist Schluss. Feierabend.

Somit ist sichergestellt, dass a) ein Plan vorhanden ist, dem ich vertraue, dass alles gelingen wird, oder b) dass es an einem Ort verstaut ist, an dem ich zum richtigen Zeitpunkt daran erinnert werde.

Wem das noch immer nicht genug Gründe sind, der verzichtet möglicherweise gerne auf den Zeigarnik-Effekt (Bluma Zeigarnik, 1900–1988). Unvollständige Aufgaben zerren an der Aufmerksamkeit, verhindern damit rasches Einschlafen und erholsame Nachtruhe. Allein das erwähnte Aufschreiben und Festhalten dieser offenen Punkte in der offiziellen Aufgabenliste verhindert diese negativen Effekte.

Das Fazit

Wer 10–15 Minuten gute Zeit investieren will, der gönnt sich ein Abschalt-Ritual, das nicht nur den Kopf entlastet und das Einschlafen erleichtert, sondern auch den Fokus und die Konzentration am nächsten Tag verstärkt. Hart und intensiv, dafür aber kurz arbeiten. Bringt Lebensqualität und Erfolg in einem fast schon unverschämt guten Paket. Wer mehr wissen will, dem empfehle ich das Buch „Deep Work“ von Cal Newport.

Wer hat andere Abschalt-Rituale?

photo credit: Jesse Kruger Industrial via photopin (license)

Die Liste: ohne geht’s einfach nicht im Projektgeschäft

Ohne Liste keine Unternehmensberatung

Die Ausgangslage

Die Besprechung ist fertig, alle sind begeistert und gehen zurück ins Tagesgeschäft. Nur leider passiert — nichts. Ich habe vor einiger Zeit im Beitrag Wer schreibt, der bleibt ausführlicher über die Notwendigkeit der schriftlichen Kommunikation geschrieben. Dies soll eine kurze Erinnerung sein und zeigen, was mit einer einfachen Liste möglich ist.

Im Rahmen eines sehr kleinen Projektes war ich letztens bei einem Kunden bei einem Arbeitstreffen. Wir besprachen einige Punkte, im Wesentlichen ging es um die üblichen Fragen: Wer? Was? Bis wann? Nach einer Stunde war alles klar, mein Gegenüber und ich schienen uns zu verstehen. Doch nach zwei Wochen kam ein Anruf, wie denn der Status sei, ob es schon Neuigkeiten gebe. Ich war erst einmal überrascht, schließlich hingen die offenen Punkte ja nicht bei mir fest, sondern es musste der Kunde noch wesentlichen (kundenspezifischen) Input liefern. Auch mein zarter Hinweis auf diese Sache konnte nur unwesentlich dazu beitragen, um die Situation aufzuhellen oder zu lösen. Wir vereinbarten ein neues Treffen.

Die Liste

Mittlerweile hatte ich im gemeinsamen Dropbox-Ordner schuldbewusst eine neue Datei namens „OP-Liste_20161228.xls“ angelegt. Wir besprachen dieselben Inhalte wie beim ersten Mal, nur diesmal wurden diesmal die folgenden Spalten in der „Offenen-Punkte-Liste“ ausgefüllt:

  • fortlaufende Nummer (langweilig, ich weiß)
  • Bearbeiter
  • Status
  • Thema
  • Beschreibung
  • angelegt am
  • Termin

Die fortlaufende Nummer hat sich immer noch bewährt, alleine schon um in einer einmal umsortierten Liste wieder die ursprüngliche Reihenfolge wiederherzustellen. Bearbeiter braucht nicht viel Erklärung, wenn mehr als ein Bearbeiter am Werken ist, dann bitte den Verantwortlichen eintragen, und nicht mehrere Personen. Für den Status würde ich die folgenden Ausprägungen vorschlagen: neu, in Bearbeitung, (testen), abgeschlossen, abgewiesen. Natürlich lassen sich hier wesentlich genauere oder auch einfachere Abstufungen finden, aber diese haben sich für mich bewährt. Ich würde empfehlen, das Feld mit Excel-Mitteln (Stichwort: Datenüberprüfung/Liste) einzuschränken, das erleichtert das Filtern ungemein. Das Thema ermöglicht oft eine bessere Einordnung und ist gut für den Überblick, die Beschreibung darf ruhig ausführlicher sein.

Trotzdem auch hier ein Tipp: Mit Schlagwörtern einleiten! Wenn bspw. meine Website das Thema wäre und Einstellungen beim Impressum nicht passen, dann könnte man die Beschreibung so darstellen: „Impressum: UID: nicht fett: Ich finde die fette UID-Nummer unpassend, bitte ändern.“ Angeblich denken nicht alle Menschen gleich, aber vielen hilft diese Strukturierung. Es soll ja schon passiert sein, dass man seine eigenen Aufgaben nicht mehr entziffern konnte.

Zum Schluss noch zwei Datumsfelder: zum einen angelegt am, um eine spätere Kontrolle zu ermöglichen (im Excel unter Windows: Strg + . fügt das aktuelle Datum ein), zum anderen ein Termin, um Verbindlichkeit zu schaffen.

Was sagt Ihr, geht es im Projekt auch ohne Liste?

photo credit: Mufidah Kassalias Checklist Chalkboard via photopin (license)