Die Liste: ohne geht’s einfach nicht im Projektgeschäft

Ohne Liste keine Unternehmensberatung

Die Ausgangslage

Die Besprechung ist fertig, alle sind begeistert und gehen zurück ins Tagesgeschäft. Nur leider passiert — nichts. Ich habe vor einiger Zeit im Beitrag Wer schreibt, der bleibt ausführlicher über die Notwendigkeit der schriftlichen Kommunikation geschrieben. Dies soll eine kurze Erinnerung sein und zeigen, was mit einer einfachen Liste möglich ist.

Im Rahmen eines sehr kleinen Projektes war ich letztens bei einem Kunden bei einem Arbeitstreffen. Wir besprachen einige Punkte, im Wesentlichen ging es um die üblichen Fragen: Wer? Was? Bis wann? Nach einer Stunde war alles klar, mein Gegenüber und ich schienen uns zu verstehen. Doch nach zwei Wochen kam ein Anruf, wie denn der Status sei, ob es schon Neuigkeiten gebe. Ich war erst einmal überrascht, schließlich hingen die offenen Punkte ja nicht bei mir fest, sondern es musste der Kunde noch wesentlichen (kundenspezifischen) Input liefern. Auch mein zarter Hinweis auf diese Sache konnte nur unwesentlich dazu beitragen, um die Situation aufzuhellen oder zu lösen. Wir vereinbarten ein neues Treffen.

Die Liste

Mittlerweile hatte ich im gemeinsamen Dropbox-Ordner schuldbewusst eine neue Datei namens „OP-Liste_20161228.xls“ angelegt. Wir besprachen dieselben Inhalte wie beim ersten Mal, nur diesmal wurden diesmal die folgenden Spalten in der „Offenen-Punkte-Liste“ ausgefüllt:

  • fortlaufende Nummer (langweilig, ich weiß)
  • Bearbeiter
  • Status
  • Thema
  • Beschreibung
  • angelegt am
  • Termin

Die fortlaufende Nummer hat sich immer noch bewährt, alleine schon um in einer einmal umsortierten Liste wieder die ursprüngliche Reihenfolge wiederherzustellen. Bearbeiter braucht nicht viel Erklärung, wenn mehr als ein Bearbeiter am Werken ist, dann bitte den Verantwortlichen eintragen, und nicht mehrere Personen. Für den Status würde ich die folgenden Ausprägungen vorschlagen: neu, in Bearbeitung, (testen), abgeschlossen, abgewiesen. Natürlich lassen sich hier wesentlich genauere oder auch einfachere Abstufungen finden, aber diese haben sich für mich bewährt. Ich würde empfehlen, das Feld mit Excel-Mitteln (Stichwort: Datenüberprüfung/Liste) einzuschränken, das erleichtert das Filtern ungemein. Das Thema ermöglicht oft eine bessere Einordnung und ist gut für den Überblick, die Beschreibung darf ruhig ausführlicher sein.

Trotzdem auch hier ein Tipp: Mit Schlagwörtern einleiten! Wenn bspw. meine Website das Thema wäre und Einstellungen beim Impressum nicht passen, dann könnte man die Beschreibung so darstellen: „Impressum: UID: nicht fett: Ich finde die fette UID-Nummer unpassend, bitte ändern.“ Angeblich denken nicht alle Menschen gleich, aber vielen hilft diese Strukturierung. Es soll ja schon passiert sein, dass man seine eigenen Aufgaben nicht mehr entziffern konnte.

Zum Schluss noch zwei Datumsfelder: zum einen angelegt am, um eine spätere Kontrolle zu ermöglichen (im Excel unter Windows: Strg + . fügt das aktuelle Datum ein), zum anderen ein Termin, um Verbindlichkeit zu schaffen.

Was sagt Ihr, geht es im Projekt auch ohne Liste?

photo credit: Mufidah Kassalias Checklist Chalkboard via photopin (license)