Umgang mit der Zeit

Wie schnell die Zeit im Beruf umgeht, hängt viel damit zusammen wie effektiv gearbeitet wird.

Umgang mit der Zeit

Vieles lässt sich verstärken, vergrößern oder austauschen. Nur die Zeit nicht. Ein Tag hat 24 Stunden und die Nacht dazu, das klingt zwar lustig, ist aber unwahr. Im beruflichen Kontext lässt sich die Zeit insofern ausweiten, als ein großer Teil des Privaten darunter leidet.
Doch immer mehr Menschen arbeiten, um zu leben, und wollen gleichzeitig auch im Beruf erfolgreich sein. In diesem Beitrag soll gezeigt werden, wie das gehen kann.

Ein dreiteiliger Prozess

Angelehnt an die Gedanken in Peter F. Druckers wunderbarem Buch „ The Effective Executive“ möchte ich zeigen, wie man privaten und beruflichen Erfolg unter einen Hut bringt.

Und um gleich mit meinem Lieblingszitat des Professors anzufangen: &bdquot;Executives do first things first and second things not at all.&ldquot; Zu Deutsch in etwa: Führungskräfte erledigen die wichtigen Dinge zuerst und die unwichtigen gar nicht.

Zeit messen

In zahlreichen Studien konnte es belegt werden, und jeder kann es gerne selber ausprobieren: Schätzen Sie, wie viel Prozent der Zeit Sie mit welchen Tätigkeiten verbringen.
Besprechungen, Abendessen mit wichtigen Kunden, Besprechungen mit dem Boss, Telefonate, Materialengpässe müssen gelöst werden, Besprechungen mit Behörden, Reklamation bearbeiten etc. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Entweder Sie tun es selber, oder Sie lassen es Ihr Sekretariat erledigen, aber irgendjemand muss diesen ersten Schritt durchführen: sämtliche Tätigkeiten in einem Viertelstundenraster aufzeichnen.
Und machen Sie sich nichts vor, Sie werden Ihr blaues Wunder erleben.
Unglaublich viel Zeit wird für Tätigkeiten verschwendet, die keinen Mehrwert bieten, oder drastischer formuliert: Würden diese Dinge nicht erledigt, würde es nicht einmal jemand bemerken.
Diese Erkenntnis ist aber unglaublich notwendig, sie ermöglicht erst das Management der Zeit im nächsten Schritt.

Zeit managen

Managen kann man nur Dinge, die auch sichtbar sind. Das ist banal, aber wieder einmal eine Grundlage. Auch dass es dazu Ziele braucht, sollte klar sein, weil womit will man sonst die ermittelten Ist-Werte vergleichen?
Werden Sie sich klar, womit Sie Ihre Zeit verbringen wollen. Kleiner Tipp: Es sollte viel Zeit (ununterbrochene Zeit) dabei sein, bei der die angesprochenen wichtigen Dinge, die nur Sie zu leisten imstande sind, bearbeitet werden. Das sind Tätigkeiten, die das Unternehmen weiterbringen, das ist Ihr Beitrag zum Erfolg: zu Ihrem Erfolg, zum Erfolg der anderen und in letzter Folge zum Erfolg des Unternehmens.
Sie müssen sich fragen: Was kann ich beisteuern? Was kann ich für den Kunden des Unternehmens bieten, aber auch für meine Mitarbeiter und meine Chefs?

Hier kommt oft das Stichwort &bdquot;delegieren&ldquot; ins Spiel.
Sprechen wir lieber nicht davon, Aufgaben zu delegieren, sondern fragen wir uns, welche Aufgaben jemand anderer besser erledigen kann, damit ich MEINE Arbeit erfolgreich umsetzen kann.

Zeit konsolidieren

Nun haben wir hoffentlich einiges an Zeit freigeschaufelt. Sagen wir, es sind nun drei Stunden pro Tag &bdquot;übrig&ldquot;, die für die Aufgaben bestimmt sind, die das Unternehmen weiterbringen. Jetzt kommt es darauf an, wie diese drei Stunden anfallen. Niemand hat etwas davon, wenn sich diese Zeit in kleinen 15-Minuten-Einheiten darbietet. Fast niemand kann solche kurzen Zeitspannen nutzen: in das Thema eindenken, etwas nachlesen, eigene Gedanken formulieren, festhalten … Das sind Dinge, die einen größeren Zeitrahmen benötigen. Zwischen 60 und 90 Minuten dürfte die ideale Zeitspanne liegen, nach oben durch die Konzentrations- bzw. Aufnahmefähigkeit und nach unten durch die Tiefe und Komplexität begrenzt. Wichtige Fragestellungen lassen sich nicht in Kürze erledigen.

Strategien im Umgang mit der Zeit

  • Die eigene Zeit zu messen, das sollte ein dauerhafter Bestandteil des Arbeitens werden. Das muss nun wirklich nicht täglich sein, aber zweimal im Jahr für zwei Wochen, das ist wohl das Mindeste.
  • Die eigenen Mitarbeiter fragen, wie man Ihre Zeit verschwendet.
    Jawohl, richtig gelesen. Wer jetzt sagt, das geht nicht, sollte dringend seinen Führungsstil reflektieren, weil da etwas nicht stimmt.
  • Möglichkeiten für lange zusammenhängende Arbeitsblöcke schaffen:
    • Einen Tag in der Woche das Büro nach Hause verlagern
    • Nach bzw. vor dem Büro zuhause arbeiten: Hier würde ich empfehlen, es vor dem Büro zu tun. Die meisten sind da noch frisch, und man bringt unglaublich viel weiter, wohingegen am Abend die Kräfte während des Tages stark gelitten haben und vermutlich weniger Output bei längerer Arbeitszeit herausschaut.
  • Mut: Es wird Sie erstaunen, wie selten Mitmenschen beleidigt sind, wenn Einladungen abgesagt werden. (Vielleicht wurden Sie nur aus Höflichkeit eingeladen, und es wurde nie mit einer Zusage gerechnet?) Das gilt für Besprechungen ebenso wie für Abendessen oder die Mitarbeit an einem Projekt. Das liegt daran, dass wir Menschen unsere eigene Wichtigkeit im Zweifel überschätzen und glauben, dass nur wir selbst in der Lage sind, eine Aufgabe zu erledigen.
  • Je nach Machtposition:
    • Viele Besprechungen sind ein Zeichen schlechter Organisation. Ändern Sie dies!
    • Informationspolitik: Wenn die richtigen Informationen den richtigen Adressaten zugänglich gemacht werden, bleibt Ihnen mehr Zeit übrig.
    • Wiederkehrende Krisen: Wenn die Inventur das Unternehmen jedes Jahr um eine Woche Arbeit bringt, haben Sie ein Problem. Lösen Sie es!
    • Zu viele Mitarbeiter: Wenn zwei Arbeiter zwei Tage brauchen, um einen Kanal auszuheben, wie lange brauchen dann vier? Viel zu oft brauchen Sie dann vier Tage oder mehr. Zu viel Abstimmungsaufwand, zu viel persönliches Hickhack und so weiter. Wer das nicht glaubt, soll einen Ausflug in staatliche oder quasi-staatliche Unternehmen wagen, da werden Augen und Ohren geöffnet …

Ein ganz eigenes Thema ist die Zeit, die für das &bdquot;Private&ldquot; zur Verfügung steht. Auch diese ist nicht endlos und sollte sinnvoll genutzt werden, wobei natürlich offenbleibt, was das heißt. Wer beruflich erfolgreich ist, und das im Rahmen von 8–10 Stunden pro Tag, dem wird auch im Privaten mehr Spaß, Glück und Erfolg beschieden sein.

photo credit: manoftaste.de It is high time / Fünf vor Zwölf via photopin (license)