Einführung von Projektmanagement

Unternehmensberatung hilft bei Projektmanagement

Die Anzeichen von fehlendem Projektmanagement sind vielfältig: Manchmal ist es eher ein unbewusstes „Wieso geht hier nichts weiter?“ und öfters ein „In unserem Unternehmen entwickelt sich nichts weiter, es geht nichts voran!“. Projektmanagement ist der systematische Ansatz, um Ordnung und Struktur in den täglichen Wahnsinn (auch „Geschäft“ genannt) zu bringen. Es erschafft Werte und zwingt dabei zu Prozessen, die schon vielfach erprobt und erfolgreich umgesetzt wurden. Doch eines darf dabei nicht vergessen werden: Projekte scheitern praktisch nie an der (technischen) Schwierigkeit oder an zu geringem Budget, sondern

immer war der Mensch oder die Beziehung zwischen den Mitarbeitern ein entscheidendes Hemmnis. Doch in diesem Beitrag starte ich mit den technischen Hilfsmitteln.

Der Prozess

Mit ein wenig Abstand kann behauptet werden, dass alle Projekte eigentlich ziemlich gleich sind. Zu Beginn hat entweder jemand eine Idee oder es gibt einen „Schmerz“. In der ersten Phase weiß noch niemand außer dem Ideenbringer in der betrieblichen Organisation davon. Die Idee wächst, und es werden mehr Personen mit ins Boot geholt, und schließlich mündet alles in einem Projektauftrag. Zu diesem Zeitpunkt hat sich schon jemand gefunden, der willens ist, entsprechende Ressourcen, sei es Zeit oder Geld, in die Hand zu nehmen.

Projektauftrag

Im Projektauftrag sollten bereits die Ziele und die strategische Umsetzung enthalten sein. Damit ist vor allem gemeint, dass allen Beteiligten zu diesem Zeitpunkt klar sein sollte, auf was sie sich einlassen. Der Projektplan ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht erarbeitet, aber es muss „durchdacht“ sein, ob bei diesem Projekt drei Wochen lang zwei Mitarbeiter jeweils für 10 Stunden oder ein Team von 12 internen und fünf externen Mitarbeitern für die nächsten zwei Jahre mit Vollzeitbeschäftigung benötigt werden.
Was im Projektauftrag konkret enthalten ist, kommt stark auf den Kontext, die Branche, die Erfahrung im Projektgeschäft sowie die Größe der Organisation an. Ich empfehle immer maximal drei Seiten, eine verständliche Sprache und ein sehr konkretes Ziel (ein Ziel muss s.m.a.r.t. sein, zur Erinnerung).
Aus dem Projektauftrag muss klar hervorgehen, warum dieses Ziel nur über ein Projekt zu erreichen ist. Damit soll erreicht werden, dass nicht Aufgaben aus der Linie (also das tägliche Brot) plötzlich in ein Projekt ausgelagert werden. Die Grenze ist hier teilweise fließend, aber ich versuche mich an ein paar Beispielen:

  • Ein stationäres Handelsunternehmen baut die Website zu einem digitalen Markplatz um. (Projekt)
  • Die Zahlungsziele der Kunden sollen im Schnitt um 10 Tage verkürzt werden. (Abteilungsaufgabe)
  • Eroberung neuer Märkte in Frankreich und Belgien für ein Unternehmen, das bisher in Österreich und in Tschechien vertreten ist (Projekt)
  • die Steigerung des Umsatzes in den Kernländern Österreich und Deutschland (Abteilungsaufgabe)

Projektplan

Im Projektplan wird das gesamte Projekt von Anfang bis Ende durchdacht. Das hat weniger mit Kaffeesudlesen zu tun als manche denken. Klar kommt die Realität oft anders, als man denkt, aber trotzdem weiß ich heute schon, dass ich mich bei dem Projekt „neue Website“ um die Kapitel Webshop, Startseite, Kontaktformular, Fotos, Texte, Teamseite etc. kümmern muss und beim Projekt „neue Gartenhütte“ zuerst Preise vergleiche, mich um das Fundament kümmere, den Transport organisiere, drei Mann für das Aufstellen und das entsprechende Werkzeug brauche sowie eine Kiste Bier für den Geschmack.
Hier wird natürlich der Beginn des Projektes genauer analysiert und geplant als das Ende. Dennoch sollte nie der Fehler gemacht werden, einen Teil einfach offen zu lassen. So etwas „kommt immer zurück“, und die Erfahrung zeigt, dass dann genau dort die Probleme lauern, nur weil niemand dort genau hinschauen wollte.
Der Projektplan hat als Ergebnis die Ressourcen, und zwar sowohl deren zeitlich notwendige Verfügbarkeit als auch das notwendige Wissen, die Gesamtlaufzeit und damit (außer es kommen externe Kosten hinzu) schon einen ziemlich konkreten Aufwand in Euro. Die externen Kosten können oft schon im Vorhinein geplant werden. Manchmal ist die Kalkulation so komplex, dass sie eine eigene Aufgabe im Projekt darstellt.

Projektphasen

Ein gutes Projekt gliedert sich in unterschiedliche Phasen. Das verschafft Überblick und Ordnung. Wie isst man einen Elefanten? Stück für Stück … Kleine Einheiten lassen sich besser planen und koordinieren, und man kann einen Haken drunter setzen, wenn sie fertig sind. Das ist gut für die Moral und für die Motivation im Team, aber auch für die Außenwelt. Dazu später mehr in Projektkommunikation. Ein Beispiel für Phasen in einem Maschinenbau-Entwicklungsprojekt:

  1. Spezifikation
  2. technische Entwicklung
  3. Prototypenbau
  4. Prüfung und Tests
  5. Werkzeugbau
  6. sogenannte Nuller-Serie
  7. Serienfertigung

Hier sieht man auch gleich schön die Phasen nach dem Wasserfallmodell, wie es im „klassischen“ Projektmanagement betrieben wird. Erst wenn eine Phase abgeschlossen ist, wird mit der nächsten begonnen. Zur Unterscheidung gibt es auch die immer moderner werdende „agile“ Vorgehensweise, meistens Scrum genannt.
Die Einteilung in Phasen hat mehrere Vorteile. Erstens macht sie das Projekt für den Projektmanager und das Projektteam übersichtlicher. Zweitens — und das kommt geradewegs aus dem englischen Projektmanagementwerkzeug Prince2 — soll an jedem Phasenübergang geprüft werden, ob das Projekt noch seine betriebswirtschaftlichen Ziele erreichen kann. Wenn nicht, wird es abgedreht. Wer will schon schlechtem Geld gutes nachwerfen? Drittens gliedern sich schließlich viele Projekte in ein Programm ein, und die Sicht von Vorstand oder Geschäftsführer besteht dann zu einem Großteil aus Ampeln und Projektphasen. Die Frage lautet dann üblicherweise: „Wo stehen wir?“ Und Sie können sie besser klar und strukturiert beantworten.

Lenkungsausschuss

Wie man die interne Kontrollinstanz nennt, macht letztendlich keinen Unterschied, aber Sie haben besser eine, sonst fehlt es an Verantwortung und Zeitgefühl. Im Lenkungsausschuss ist der Auftraggeber vertreten, der Kunde (zum Beispiel der Anwender des Nutzens) sowie falls vorhanden der externe Partner und natürlich der Projektmanager als Verantwortlicher des Projektes.
In diesem Kreis werden Meilensteine besprochen und wichtige Entscheidungen getroffen. Auch Vorführungen von Prototypen sind denkbar. Solche Runden sind meist honorig, und je nach Projektstatus muss sich der Projektmanager manchmal warm anziehen. Wichtig ist die Transparenz in der Kommunikation der Entscheidungsträger. Diese baut das Vertrauen auf, um auch in schwierigen Zeiten die Zusammenarbeit erfolgreich zu gestalten.

Kommunikation

Ein leider oft vernachlässigter Teil im Projektgeschäft. Es gibt rund um jedes Projekt eine Menge an interessierten oder betroffenen Personen, die ein Recht darauf haben, Informationen aus erster Hand zu erhalten. Denn machen wir uns nichts vor: Gerüchte erhalten sie sowieso! Steuern Sie lieber, was wann und wie kommuniziert wird.
Gerade in schwierigen Projekten, die zum Beispiel eine Personalreduktion beinhalten, ist dies das Um und Auf. Ein Kommunikationsplan bestimmt dann, wann aus dem engsten Vertrautenkreis heraus die Belegschaft informiert wird. Wenn beispielsweise eine Bank vorhat, jeden vierten Mitarbeiter in den Filialen durch einen Computer zu ersetzen, dann ist wichtig, zu sagen: a) Wir tun das, und b) Ihr erfahrt es in drei Monaten an dem und dem Stichtag. Die schlechteste mögliche Variante wäre es, wenn Mitarbeiter ein Jahr lang am Ende jedes Monats fürchten, den blauen Brief zu erhalten. Dann sinkt die Moral in den Keller, und die guten Mitarbeiter verlassen bei der ersten Gelegenheit das Unternehmen.

Der Abschluss

Lieber ein Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende, möchte man hier zitieren … Es ist wichtig, vor allem für den Projektmanager, aber natürlich auch für das Unternehmen, dass Projekte ordentlich beendet werden. Dazu gehört, die Ergebnisse entsprechend zur Verfügung zu stellen, also im Normalfall „der Linie“ zu übergeben. Genauso wichtig ist es aber, diese Erfolge auch zu feiern. Das ist es, was am Ende bei allen im Kopf bleibt: Wir haben ein tolles Projekt geschafft, und die Feier, die war geil!

photo credit: Neil. Moralee Hard Head. via photopin (license)